Elektronik Başvuru Sisteminde E-İmza Kullanımı ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular ve Cevapları
Elektronik Başvuru Sisteminde E-İmza kullanımı ile ilgili sıkça sorulan sorular ve cevapları aşağıdayer almaktadır.
- Elektronik imzayı kimler atacak?
Islak imzayı atmaya yetkili kişi kim ise o kişi e-imza atmaya yetkilidir. Öte yandan firmanızda kimin imza yetkilisi olduğu firmanın kendi sorumluluğundadır.
- Elektronik imzayı atan kişi mi EBS üzerinden başvuru yapmalıdır?
Hayır. Elektronik imzayı yetkili kişi atar ancak imzalı belgenin EBS sistemine yüklenmesi işlemini kullanıcı adı ve şifresi olan herhangi bir kullanıcı yapabilir.
- Sisteme Elektronik imza ile mi giriş yapılıyor?
Hayır.
- E-imza nereden temin edilebilir?
Güvenli Elektronik İmza kullanmak için Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumunun https://www.btk.gov.tr/tr-TR/Sayfalar/e-imza-Elektronik-Sertifika-Hizmet-Saglayicilari sayfasında yayınladığı Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcılarından nitelikli elektronik sertifika temin edilebilir.
- E-imzalı belge oluşturmak için ne gereklidir?
Herhangi bir belgeyi/dokumanı imzalamak için öncelikle bir elektronik imza temin edilmesi gerekir. Temin edilen elektronik imza kullanılarak standartlara uygun herhangi bir e-imza yazılımı ile e-imzalı belge oluşturulabilir.
- E-imzamı aldım, peki hangi yazılımla e-imzalı belge oluşturmalıyım?
Hangi yazılımı kullanacağınız konusunda herhangi bir sınırlama yoktur. İsterseniz TUBITAK tarafından ücretsiz olarak sunulan IMZAGER programı veya kurumumuz tarafından hazırlanan IMZAPLUS programı kullanılabilir. Ya da bu yazılımlar haricinde elektronik imzanızı temin ettiğiniz firmaların sunduğu standartlara uygun yazılımlar kullanılabilir.
- Fiziksel evrak gerektiren başvuru doküman tiplerinde hangi eklerin isteneceğini ve eklerin elektronik/fiziksel olduğunu kimler belirler?
Fiziksel gerektiren başvuru doküman tiplerinde hangi eklerin isteneceğini ve eklerin elektronik/fiziksel olduğu ilgili birim tarafından belirlenir. EBS sistemi üzerinde ‘Başvuru Gönder’ yaptığınızda ilgili birim tarafından belirlenmiş istenen fiziksel evrakların hangileri olduğu bilgisi ekrana mesaj olarak verilir. Lütfen ekranlarda yer alan mesajları takip ediniz.
- Hangi başvuruların fiziksel evrak gerektireceğini nasıl anlarız?
EBS sistemi üzerinde ‘Başvuru Gönder’ yaptığınızda ilgili birim tarafından belirlenmiş istenen fiziksel evrakların hangileri olduğu bilgisi ekrana mesaj olarak verilir. Lütfen ekranlarda yer alan mesajları takip ediniz.
- EBS sistemi üzerinden e-imzalı başvuru yapmak istiyorum, ne yapmalıyım?
Aşağıdaki resimde yer alan kutucuğu işaretlediğinizde EBS sistemi sizden e-imzalı bir üst yazıyı yüklemenizi bekler ve yüklemeniz durumunda e-imzalı başvuru yapmış olursunuz. Kutucuğu işaretlemez iseniz e-imzalı üst yazı yüklemeniz gerekmez. İşaretlemediğiniz durumda evraklarınızı kurumumuz gelen evrakına fiziksel olarak getirmeniz gerekmektedir.
Önemli : 1 Ekim 2016 itibariyle tercih kutucuğu kaldırılacaktır ve sadece e-imzalı başvurular alınacaktır.
- Başvurular için elektronik imzalı olarak başvuru zorunluluğu var mı?
1 Ekim 2016 tarihine kadar elektronik imza kullanmadan başvuru yapabilirsiniz. 1 Ekim 2016 tarihinden itibaren elektronik imzasız başvuru yapılamayacaktır.
- E-imzalı yaptığımız bir başvuruda sisteme girdiğimiz üst yazı ve tüm eklerini fiziksel olarak kuruma da getirmeli miyiz?
Hayır. Ancak ‘Başvuru Gönder’ dediğinizde ekranda çıkan mesajda sizden kuruma fiziksel evrak getirmeniz isteniyorsa getiriniz.
- Bizim üst yazılarımızın 2 firma yetkilisi tarafından da imzalanması gerekiyor. Bu durumda ne yapmalıyız?
Eğer firma prosedürlerinize göre üst yazılarınızın 2 yetkili kişi tarafından imzalanması gerekiyorsa aynı üst yazı sırası ile yetkilileriniz tarafından imzalanabilir. İmza işlemi seri olarak yapılır. Yani önce birinci yetkili e-imzasını kullanarak belgeyi imzalar, imzalı belgeyi ikinci yetkili kişi e-imzasını kullanarak tekrar imzalar. Böylelikle belge 2 yetkili tarafından imzalanmış olur ve kurum tarafından her iki yetkilinin de e-imzası görülebilir.
- Hangi dokümanlar elektronik imzalanacak?
Sadece üst yazıların e-imzalı olarak sisteme yüklenmesi gerekmektedir. Üst yazılarınızın eki niteliğinde olan belgeleriniz için elektronik imza zorunluluğu yoktur. Tercihan imzalanabilir.
- Bazı birimlerde ıslak imzalı olması istenen formlar yer almakta, örneğin jenerik ürün fiyat beyan formunu nasıl elektronik imzalayacağım?
Sadece üst yazıların e-imzalı olması zorunludur. Her türlü form, dokuman veya belge bir üst yazı/dilekçe ile kurumumuza iletilmektedir. Üst yazınızı elektronik imzalamanız yeterlidir. Ek niteliği taşıyan (fiyat beyan formu, advers olay bildirim formu, ürün listesi, vb) belgelerin e-imzalı olması gerekmemektedir.
- Elektronik imza ile yapılan hatalı başvuruların iptali olacak mı?
E-imza ile başvuru yaptığınızda eğer başvurunuz ücretsiz ve fiziksel evrak gerektirmeyen bir başvuru ise başvurunuz otomatik olarak evraklaşır ve gelen evrak sayısı ve tarihi otomatik olarak verilir. Bu durumda başvurunuzu kurumumuza resmi olarak yapmış olduğunuz anlamına gelir.
Eğer başvurunuz ücretli ve fiziksel evrak gerektirmeyen bir başvuru ise başvurunuz Halk Bankası’na başvurunuz için tahakkuk ettirilen ödemeyi yaptığınız an otomatik olarak evraklaşır ve gelen evrak sayısı ve tarihi otomatik olarak verilir. Bu durumda başvurunuzu kurumumuza resmi olarak yapmış olduğunuz anlamına gelir.
Eğer başvurunuz ücretli/ücretsiz ve fiziksel evrak gerektiren bir başvuru ise başvurunuz fiziksel evraklarınızı kurumumuz gelen evrakı tarafından gelen evrak işlemi yapıldığında evraklaşır ve gelen evrak sayısı ve tarihi verilir. Bu durumda başvurunuzu kurumumuza resmi olarak yapmış olduğunuz anlamına gelir.
Önemli olan evrak sayı ve tarihinin alınmasıdır. Evrak tarih ve sayı almış olduğunuz bir başvurunuz için yanlışlık yaptığınızı düşünüyorsanız ve başvurunuzun iptali için işlem yapılmasını istiyorsanız yeni bir üstyazı/dilekçe ile kurumumuza başvurmanız gerekmektedir.
Önemli: Ücretli başvurularda ödemesi yapılmış işlemler için ödeme iadesi yapılmaz.
- Islak imza atan herkes elektronik imza temin etmeli midir?
Firmanız bünyesinde kurumumuza üstyazı/dilekçe sunarken ıslak imza atma yetkisi olanlar ve imza atanlar e-imza almalıdır.
- Zaman damgası nedir?
Zaman damgası elektronik imzanın ne zaman atıldığına dair kati zaman bilgisi delilidir. Zaman damgası hizmetini e-imzanızı temin ettiğiniz/edeceğiniz firmalardan alabilirsiniz.
- Elektronik imza temin edilmesi zaman damgası alındığı anlamına mı gelir?
Hayır. Elektronik imza temin edilmesi zaman damgası alındığı anlamına gelmez. Zaman damgası e-imza hizmeti veren firmalar tarafından verilen ekstra bir hizmettir. E-imzanızı alırken ayrıca zaman damgası almak istediğinizi mutlaka belirtiniz.
- Zaman damgası nereden alınır?
Elektronik imzanızı temin edeceğiniz/ettiğiniz yetkili firmalardan zaman damgası hizmeti alabilirsiniz.
- Zaman damgasına neden ihtiyaç duyuyorsunuz?
Zaman damgası elektronik imzanın ne zaman atıldığına dair kati zaman bilgisi delilidir. Güvenlik için gereklidir. Zaman damgasız e-imza atıldığında, e-imzanın tarih ve saat bilgisi imzayı attığınız bilgisayarın tarih ve saati neyse o kabul edilir. Bilgisayarınızın tarih ve saati yanlış ise e-imzayı attığınız tarih ve saat de yanlış olacaktır. E-imzanızı atarken zaman damgası kullandığınızda ise tarih ve saat bilgisi yetkili firmaların size sağladığı sunucuların tarih ve saati olarak kayıtlara geçer. Böylelikle bilgisayarınızın tarihi ve saati yanlış olsa bile zaman damgası sayesinde e-imzanızın tarih ve saati doğru olacaktır.
- Elektronik imzaladığımız dosyayı ıslak imza ile de imzalamamız gerekir mi?
Hayır. E-imza attığınız belge elektronik formatta olacağından ıslak imza atılamaz.
- Vekalet durumunda imza işlerini kim yapmalı?
Bu durum tamamen firmanızın iç prosedürleri ile ilgilidir.
- Elektronik imza uygulayıcıyı sistemden nasıl indiririm?
EBS sistemine kullanıcı adı ve şifreniz ile giriş yaptığınızda ekranın sağında yer alan menüde Başvurular bölümünü tıklayınız. Açılan alt menünün en alt sırasında yer alan E-imza uygulaması indir bölümüne girerek indirme işlemi yapabilirsiniz.
- Elektronik imzalı dokümanda kaşe gerekiyor mu?
Konu ile ilgili herhangi bir mevzuat bulunmamaktadır.
- Birden çok sayfası bulunan dosya nasıl elektronik imzalanır?
E-imza sayfalara değil belgeye atılır. Belgenizin bir ya da yüz sayfa olması önemli değildir. E-imzanızı belgeye attığınız için belgenizin tüm sayfaları imzalanmış olacaktır.
Sağlık Aktüel - www.saglikaktuel.com
YASAL UYARI: Yayınlanan köşe yazısı/haberin tüm hakları Sağlık Aktüel’e (www.saglikaktuel.com) aittir. www.saglikaktuel.com biçiminde aktif bağlantı kurulabilir, açık kaynak gösterilmek kaydıyla içerik kullanılabilir. Açık kaynak göstermeden yapılan alıntılar için yasal işlem uygulanacaktır.
