Sağlık Bakanlığı İlaç ve Eczacılık Genel Müdürlüğü tarafından e-Başvurular ekindeki dokümanların hazırlanması hakkında duyuru yayımlanmıştır. E-Başvurular ekindeki dokümanların arama yapılabilir pdf şeklinde hazırlanması gerekmektedir;
İlaç Firmalarının Dikkatine
Başlık: e-Başvurular ekindeki dokümanların arama yapılabilir pdf şeklinde hazırlanması gerekmektedir.
Bilindiği üzere e-Arşiv projesi kapsamında İlaç ve Eczacılık Genel Müdürlüğü fiziksel arşivinde yer alan firmalara ait tüm dosyalar metin içinde arama yapılabilir (searchable) pdf şeklinde taranmaktadır. Firmaların ürünleri ile ilgili yaptıkları tüm e-başvurular ekindeki dokümanlar dosya bütünlüğünün devamını sağlamak için, e-arşivdeki ilgili yerine otomatik olarak gönderilmektedir. E-başvurular ekindeki dokümanların arama yapılabilir pdf şeklinde hazırlanıp hazırlanmadığının tarafımızdan kontrol edilmesi sonucu bazı dokümanların bu özelliği taşımadığı görülmüştür. Bu durum, ürünlere ait elektronik arşivin verimli bir şekilde kullanılmasını engellemektedir. Doküman arşiv ve yönetim sisteminde yaşanan bu sıkıntıların giderilebilmesi için, Genel Müdürlüğümüze yapılan tüm elektronik başvuruların ekindeki pdf uzantılı dokümanların metin içinde arama yapılabilir şekilde hazırlanması gerekmektedir. Metin içinde arama yapılabilir şekilde hazırlanmayan ancak sisteme yüklenen pdf uzantılı elektronik başvurular reddedilecektir.
Bu sebeplerle, başvuruya ait üst yazıda aşağıdaki şekilde bir taahhüt cümlesinin bulunması zorunludur.
“İEGM’ye gönderilen evraklar ile sistemden eklenen dokümanların birebir aynı olduğunu ve elektronik dokümanların arama yapılabilir pdf olarak hazırlandığını taahhüt ederim.”
Metin içinde arama yapılabilir dokümanların oluşturulmasında dikkat edilecek hususlar aşağıda
özetlenmiştir:
- Word uzantılı dokümanlar pdf’e çevrilirken veya tarayıcı aracılığıyla pdf oluşturulurken, ayarlar searchable pdf oluşturulmasına uygun olmalıdır.
- Elektronik başvuruda eklenecek pdf uzantılı dokümanlar sisteme yüklenmeden önce dokümanların arama yapılabilir formatta olup olmadığı mutlaka kontrol edilmelidir. Bunun için pdf dokümanını açtıktan sonra kullanılan pdf programına göre farklılık gösterebilen “Edit” opsiyonu altındaki “Search” tıklanarak pdf dosyasının içinde geçen bir kelime arattırılmalıdır. Böylece, pdf dokümanının metin içinde arama yapılabilir olup olmadığı test edilmiş olur.
