Sağlık Bakanlığı Türkiye Halk Sağlığı Kurumu Başkanlığı tarafından 2012/5 sayılı Ölüm Bildirim Sistemi (ÖBS) Genelgesi yayımlanmıştır;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu Başkanlığı
Sayı: B.10.1.HSK.0.77.00.00.710.04-28513 26.12.2012
Konu: Ölüm Bildirim Sistemi (ÖBS)
GENELGE
2012/05
Ülkemizde ölümle ilgili iş ve işlemler, "Mezarlık Yerlerinin İnşaası ile Cenaze Nakil ve Defin işlemleri Hakkında Yönetmelik" çerçevesinde ilgili kurumlarca yürütülmektedir. Bu yönetmeliğe istinaden düzenlenen ölüm belgesi (gömme izin belgesi) ve diğer belgeler manuel olarak doldurulmakta, daha sonra istatistikî değerlendirme için elektronik ortama aktarılmaktadır.
Ölüm istatistiklerinin eksiksiz, hızlı ve daha kaliteli şekilde derlenmesi için; Bakanlığımız, Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü ve Türkiye İstatistik Kurumu ile veri alışverişi sağlayabilen, genişlemeye müsait, tek veri tabanında ve kurumsal hiyerarşik yapıda yönetilebilen bir yazılıma ihtiyaç duyulmuştur. Bu amaçla ülkemizde ölen kişilere ait bilgilerin elektronik ortama aktarılmasını sağlayacak "Ölüm Bildirim Sistemi (ÖBS)" yazılım programı geliştirilmiştir. Yazılım www.obs.gov.tr adresinde hizmete sunulmuş olup 01/01/2013 tarihinden itibaren ülke genelinde kullanılmaya başlanacaktır.
İlgili yönetmelikte belirtilen tüm taraflar (belediyeler, sağlık kurum ve kuruluşları vb.) Halk Sağlığı Müdürlüklerinden alacakları kullanıcı adı ve şifresi ile kendilerine tanımlanan yetki çerçevesinde ÖBS'yi kullanabilecektir. Sistemden beklenen azami faydanın sağlanabilmesi için ilgili kurumların merkez ve taşra teşkilatlarının işbirliği, bilgi paylaşımı ve desteği gerekmektedir. İllerde ÖBS'nin işleyişinden Halk Sağlığı Müdürü bizzat sorumludur.
Sistemin işleyişi;
1. Ölüm, sağlık kurumlarında gerçekleşmiş ise ölümle ilgili bilgiler, bu kurumdaki görevli hekim tarafından ÖBS'ye kaydedilir. Ölen kişi için düzenlenen ölüm belgesinin üç nüsha halinde çıktısı sistemden alınır ve imzalanır. İki nüshası ölenin yakınlarına verilir. Bir nüsha Halk Sağlığı Müdürlüğüne gönderilir.
2. Ölüm, sağlık kurumları dışında gerçekleşmiş İse ölüm belgesi düzenleme ile ilgili işlemler belediye hekiminin asli görevi olduğundan (belediyenin bu kapsamda sözleşme ile hizmet aldığı hekimler belediye hekimi sayılır) birinci maddede belirtildiği şekilde bu görev yerine getirilir. Bu görev belediye tarafından karşılanamıyor ise;
a) Mesai saatleri içerisinde ölüm belgesi düzenleme ile ilgili işlemler; öncelikle toplum sağlığı merkezi hekimi, yoksa aile hekimi tarafından birinci maddede belirtildiği şekilde yapılır.
b) Mesai saatleri dışında ölüm belgesi düzenleme ile ilgili işlemleri yapmak üzere Halk Sağlığı Müdürlüklerince yakın ilçeler bölgeleştirilerek ilin tamamı bu hizmeti alacak şekilde yukarıda sayılan hekimleri kapsamak üzere nöbet listeleri hazırlanır. Bölgenin özelliğine göre, ihtiyaç duyulduğunda hekim ile birlikte hekim dışı sağlık personeli için de müdürlükçe nöbet listesi oluşturulabilir, ölüm kaydı hekim tarafından birinci maddede belirtildiği şekilde yapılır.
c) Halk Sağlığı Müdürlükleri ve belediyeler nöbet tutan kendi personeli için nöbet süresince kullanılmak üzere internete her yerde bağlanabilen bilgisayar, bundan gerekli belgelerin çıktısını alabilecek bir yazıcı ve şoförlü araç bulundurur.
3. Ölüm belgesinin teknik kontrolü ve onaylanması,
a) Halk Sağlığı Müdürlüğü tarafından, ICD-10 kodlamaları ve ölüm nedeni belgelenmesine dair eğitim almış en az bir hekim görevlendirilerek ölüm belgelerinin kontrolü sağlanır.
b) ÖBS'ye kaydedilen her ölüm belgesi kaydı teknik doğruluğu açısından Halk Sağlığı Müdürlüğünde bu işle görevli hekim tarafından kontrol edilir. Gerektiğinde ölüm belgesi, eksik bilgilerin düzeltilmesi için kaydı yapan hekime iade edilebilir. İade edilen kayıt, belgeyi dolduran hekim tarafından en geç bir iş günü içerisinde düzeltilerek güncellenmelidir.
c) Kontrolü yapılmış ve usulüne uygun doldurulmuş belgeler ÖBS üzerinden kaydedilerek TÜlK'e iletilir.
d) Halk Sağlığı Müdürlüğüne iletilen imzalı ölüm belgeleri de düzenli aralıklarla Merkezi Nüfus İdaresi Sistemine (MERNİS) gönderilir.
4. Genel hükümler;
a) Uygulamada her türlü kişisel bilgilerin gizliliği esastır. Bu kapsamda sisteme giriş yapacak olan kişiler, kaydı bulunan kişi bilgilerinin amaç dışı kullanımım engelleyecek tedbirleri almak, kişisel haklara ve mahremiyete riayet etmekle yükümlüdür.
b) Ölüm belgelerinin hekim tarafından doldurulması esastır.
c) Düzenlenen bütün ölüm belgelerinin birer sureti dolduran tarafından Halk Sağlığı Müdürlüğüne gönderilecektir.
d) Ölümle ilgili belge düzenlemesi gecikmeye sebebiyet vermeden, ÖBS'de, süratle yapılmalıdır.
e) Her ilde vatandaşların sağlık kurumu dışındaki ölüm olaylarını bildirecekleri bir telefon numarası belirlenmeli, vatandaşlara ve bütün yöneticilere (muhtarlar dahil) duyurulmalıdır. Bu telefon numarası 7 gün 24 saat esasıyla ulaşılabilir olmalıdır. Bu numarayı Halk Sağlığı Müdürlükleri belirleyerek ilan edecektir.
f) ÖBS, cenazenin nakline ilişkin belgelerin (yol izni belgesi, geçiş izni belgesi) düzenlenmesine de uygun olup, ihtiyaç varsa bunun içinde çıktı alınacaktır,
g) Ölüm belgesi düzenleme yetkilisi (özel hallerde hekim dışı yetkili) tarafından cenazenin bulunduğu yerde kayıt yapılamaması durumunda, verilen belge Halk Sağlığı Müdürlüğü'ne ulaştığında görevlendirilen personel tarafından ÖBS'ye girişi yapılmalıdır. ÖBS'ye giriş yapıldıktan sonra ÖBS'de her kayda özel olarak oluşturulan "Form numarası" ıslak imzalı Ölüm belgesinin üzerine yazılarak ölümün ÖBS'ye kaydedildiği teyit edilmelidir.
h) Kayıt sürecine ilişkin diğer hususlar ÖBS yardım dokümanında ayrıntılı açıklanmış olup işlemlerin buna göre yapılması gerekmektedir. ÖBS yazılımında gerekli görülen duyurular, güncelleme işlemleri ve yeni istekler sistem üzerinden bildirilecektir.
i) Türkiye İstatistik Kurumu tarafından tedarik edilerek yurt genelinde dört yıldır kullanılmakta olan Ölüm Formu 1 Ocak 2013 tarihinden sonra kullanılmayacaktır.
j) Sistemin tamamıyla elektronik ortamda yürütülmesine ilişkin e-imza çalışmaları devam etmektedir,
k) Gerekli desteği sağlamak amacıyla (0312) 565 57 34-57-58 telefon numaraları tahsis edilmiş ve bilgi@obs.gov.tr e-posta adresi oluşturulmuştur.
l) Sistemin yerleştiği ve ihtiyaç kalmadığına dair ayrı bir talimat gönderilene kadar bilgiler ÖBS'ye kaydedilmekle birlikte ıslak imzalı çıktı mutlaka alınacaktır.
Yukarıda belirlenen çerçevede uygulamanın herhangi bir aksaklığa meydan verilmeden yürütülmesi hususunda bilgilerini ve gereğini önemle rica ederim.
Prof. Dr. Nihat TOSUN
Bakan a.
Müsteşar
DAĞITIM:
Gereği: Bilgi:
A Planı Türkiye istatistik Kurumuna
Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğüne