YENİ İSTATİSTİK FORMLARININ İŞLEYİŞİ HAKKINDA DUYURU

Sağlık Bakanlığı Tedavi Hizmetleri Genel Müdürlüğü tarafından "Yeni istatistik formlarının işleyişi hakkında duyuru" yayımlanmıştır;

T.C.

SAĞLIK BAKANLIĞI

Tedavi Hizmetleri Genel Müdürlüğü

Sayı: B.I0.0.THG.0.78.00.0I-042

Konu: Yeni İstatistik Formlarının İşleyişi

VALİLİĞİNE

(İl Sağlık Müdürlüğü)

İlgi: 01.08.2011 tarih ve 32906 sayılı yazımız.

Bilindiği üzere Genel Müdürlüğümüz değişen istatistiki ihtiyaçlar, formlardaki mükerrerlik, toplanan form sayısındaki fazlalık ve formların içeriğinin veri ihtiyacımızı karşılamaması nedeniyle topladığı istatistik formlarında revizyona gitmiştir.

Bu kapsamda aylık olarak toplanan Yeni Hastane Bilgi Formu, Yeni Özel Tıp-Dal Merkezleri Bilgi Formu. Yeni Özel Poliklinik Bilgi Formu ve Yeni Ağız Diş Sağlığı Bilgi Formu Genel Müdürlüğümü/ tarafından TSİM modülünde oluşturulmuştur.

İlgi yazımızda belirtildiği üzere, 05.09.2011 tarihinde veri girişi başlamıştır.

Bundan sonrada (Ekim 2011'den itibaren) düzenli olarak, İlinizde bulunan tüm Sağlık Bakanlığı, Üniversite ve Özel hastaneleri; Özel Tıp/Dal Merkezleri; Özel Poliklinikler ve Kamu ve Özel Ağız Diş Sağlığı Merkezleri her ayın 1-10'u arası (10. gün dahil) bir önceki aya ait verilerini TSİM modülündeki ilgili yeni formlara girip, kurum onayı vermeleri gerekmektedir.

Her ayın 11-15'i arası (15. gün dahil) Müdürlüğünüzdeki ilgili şubeler de Sağlık Kurum/Kuruluşları tarafından yeni formlara girilen verilere, İl onayı vermelidirler.

Hastanelerin veri gireceği Yeni Hastane Bilgi Formuna, Yataklı Tedavi Hizmetleri şube müdürü: Özel Tıp/Dal Merkezlerinin veri gireceği Yeni Özel Tıp/Dal Merkezleri Bilgi Formu ile Özel Polikliniklerin veri gireceği Özel Poliklinik Bilgi Formuna, Tıp Meslekleri ve Özel Teşhis Tedavi şube müdürü; Özel ve Kamu Ağız Diş Sağlığı Merkezleri ile Hastanelerin (Diş Hastaneleri dahil) veri gireceği Yeni Ağız Diş Sağlığı Bilgi Formuna ise Ağız Diş Sağlığı şube müdürünün İl onayı vermesi gerekmektedir. İlinizdeki Evde Sağlık Birimi ise, dolduracağı verilere kendisi onay verecektir.

Yataklı tedavi hizmetlerinin kamu ve özel yataklı tedavi diye ikiye ayrıldığı illerde. Bakanlığımıza bağlı hastaneler ile Üniversite hastanelerini kamu yataklı tedavi hizmetleri şube müdürü; özel hastaneleri ise özel yataklı tedavi hizmetleri şube müdürü onaylayacaktır.

Şube müdürleri istediği takdirde, kendi şubesindeki çalışanlarına ve/veya ilgili Sağlık Müdür Yardımcısına da onay yetkisi verilebilir. Bunun için resmi yazı ile Genel Müdürlüğümüze başvurulmalıdır.

İl onayı verirken, İlgili Kurum/Kuruluşun verilerinin dikkatlice incelenmesi, hatalı veya yanlış bilgilerin Kurum/Kuruşlarca süresi dâhilinde düzeltilmesinin sağlanması gerekmektedir. Formlara mail adreslerinin doğru olarak yazılması da, iletişim açısından önem arz etmektedir.

Verilerin doğruluğunun kontrolü, analizi, raporlanması, zamanında veri girişinin sağlanması ve Sağlık Kurum/Kuruluşlarının yeni formlara nasıl veri gireceği ile ilgili bilgilendirmek/eğitmek hususlarında, Bilgi İşlem ve İstatistik Şubelerinin de aktif olarak ilgili İl onayı veren şubelere destek olmaları gerekmektedir. Ancak; Bilgi İşlem ve İstatistik Şubelerinin onaylama ve ek veri giriş süresi verme yetkileri bulunmamaktadır.

Formlar incelenmeden İl onayı verilmemelidir. Hataların daha rahat görülebilmesi için onay ekranının sol alt köşesinde max 5 tuşları yapılmıştır. Bu tuşlar sayesinde İlinizdeki kurum/kuruluşların Ülke ve İliniz bazındaki girilen her veri kümesi için maksimum değerlerini görebilirsiniz.

Verilere il onayı verilmesi, başta onayı veren ilgili şube olmak üzere Müdürlüğünüzün sorumluluğundadır.

Veri giriş süresinin bitiminden itibaren. İl onayı süresinin sonuna kadar. Kurum/Kuruluşlara ek veri giriş süresi ilgili şubelerce verilebilmekte. İl onay süresinden sonra ise sadece Genel Müdürlüğümüz tarafından yetki verilebilmektedir.

Yeni formlardaki tüm işlemler elektronik olarak yapılacaktır, Sağlık Kurum/Kuruluşlarından yazılı form çıktısı istenmeyecek ve Genel Müdürlüğümüze herhangi bir yazılı form gönderilmeyecektir.

Verilerin zamanında ve doğru olarak gelmesi Genel Müdürlüğümüzün Ülkemiz ve İliniz bazındaki çalışmaları ve planlamalarında büyük önem arz etmekte olup, Müdürlüğünüzün ve İlinizde bulunan kurumların talepleri değerlendirilirken, yeni sisteme girilen veriler kullanılacaktır.

İlinizdeki yeni formlara veri girmesi gereken tüm Sağlık Kurum/Kuruluşlarının, zamanında veri girmelerini sağlamanız ve veri girmeyenler hakkında ilgili Yönetmelik hükümlerini uygulamanız gerekmektedir.

Kurum/Kuruluşlar tarafından yeni formlara zamanında ve doğru bilgilerin girilmesi, ilgili onay veren Şube ve Müdürlüğünüzün sorumluluğunda olacağı bilinmeli; veri girişlerinin Genel Müdürlüğümüzce takip edileceği unutulmamalıdır.

Ekim ayında yapılacak düzenleme ile verilerini yeni formlara zamanında girmeyen Özel Sağlık Kuruluşları, SKYS modülüne giremeyecek ve bu modülde işlem yapamayacaktır. Verilerini girene kadar da ilgili Özel Sağlık Kuruluşu için SKYS modülü işleme kapalı kalacaktır.

Sağlık Müdürlükleri ise verilerini zamanında girmeyen Özel Sağlık Kuruluşu ile ilgili, SKYS modülünde işlem yapabileceklerdir.

Kullanıcı açılması gereken veya şifre problemi yaşayan Kurum/Kuruluşlar ile ilgili işlemlerin İlinizdeki İl TSİM yetkilisi tarafından yapılması gerekmektedir. Sadece. Müdürlüklerdeki ilgili şube müdürlerine verilen onaylama yetkisi ile evde sağlık mobil formuna giriş yetkisi şimdilik Genel Müdürlüğümüz tarafından verilecektir. İlerleyen zamanda, bu yetkilerde İl TSİM yetkilisine devredilecektir. Bununla ilgili kılavuz ekte gönderilmektedir.

Mevcut durumda bulunan web uygulamalarındaki; Eski Hastane Bilgi Formunun. Eski İlçe Hastaneleri Bilgi Formunun. Eski Özel Tıp/Dal Merkezleri Bilgi Formunun. Eski Özel Poliklinik Bilgi Formunun, Eski Ağız Diş Sağlığı Bilgi Formunun; Genel Müdürlüğümüz sitesinden doldurulan Eski Evde Sağlık Bilgi Formunun. Eski Yoğun Bakım Bilgi Formunun ve TSİM modülünde bulunan Form 53, 56, 57. 58. 113*ün Ekim ayı sonunda kaldırılması planlanmaktadır.

Formların kaldırılması ayrıca bir resmi yazı ile duyurulacaktır. Resmi olarak bildirilene kadar mevcut formlara da veri girişinin devam etmesi gerekmektedir.

Bilindiği üzere yeni formlar, mevcut bulunan formlarımızın birleştirilmesi, yeni alanların eklenmesi ve gereksiz alanların çıkarılmasıyla oluşturulmuş olup; yeni formlarımızda kişi, hekim ve hastalık bazlı veri toplanmamaktadır.

Yeni formlarımız Sağlık-Net sistemi ile uyumludur. Yeni formlarımızdaki tüm bilgilerin Sağlık-Net sisteminden alınabilmesi için Ulusal Sağlık Veri Sözlüğüne (USVS) formlarımızdaki tüm veriler eklenmiş olup, veri topladığımız tüm Sağlık Kurum/Kuruluşları için formlardaki bütün bilgiler Sağlık-Net sisteminden alındığında; TSİM modülündeki yeni formlarımıza Sağlık Kurum/Kuruluşları veri girişi yapmayacak, veriler Sağlık-Net sisteminden otomatik olarak alınarak yeni formlarımıza aktarılacaktır. Bu durumda, yeni formlarımız otomatik veri alarak işleyişine devam edecektir.

TSİM Modülü, ÇKYS/SKYS modülünde faaliyet durumu faal ve yeni eklendi durumda olan tüm Kurum/Kuruluşları veri giriş ekranına getirecek şekilde tasarlanmıştır. Eğer gerçekte kapalı olduğu veya ruhsatı askıya alındığı halde TSİM modülünde görünen Kurum/Kuruluşlarınız var ise; ÇKYS/SKYS modülünde bu Kurum/Kuruluşların faaliyet durumunu değiştiriniz/değiştirilmesini sağlayınız.

TSİM modülüne, ÇKYS kodu olmayan Kuruluşlar veri giremez, eğer İlinizde ÇKYS kodu olmayan Kuruluş var ise; ÇKYS kodu tanımlanması için Genel Müdürlüğümüze resmi yazı ve ekinde mesul müdür belgesi fotokopisi ile bildiriniz.

Ekte gönderilen kılavuzlar ışığında İlinizdeki tüm Sağlık Kurum/Kuruluşlarının yöneticileri ve veri girecek personeline. Müdürlüğünüz Bilgi İşlem ve İstatistik Şubesinin öncülüğünde eğitim verilmesi formların işleyişi açısından önem arz etmektedir. Müdürlüğünüz tarafından verilecek eğitimlere, talep edilmesi ve iş yoğunluğuna bağlı olmak şartıyla. Genel Müdürlüğümüz tarafından da katılım sağlanabilir.

İlgili hususların, İlinizdeki yeni formlara veri girecek tüm Sağlık Kurum/Kuruluşlarına resmi olarak tebliğ edilmesi, Müdürlüğünüz web sitesinde ekte gönderilen kılavuzlar ile birlikte duyurulması ve yazımızda belirtilenlerin ivedilikle uygulanıp, Genel Müdürlüğümüze bilgi verilmesi hususlarında,

Bilgilerinizi ve gereğini rica ederim.

Prof. Dr. İrfan ŞENÇAN

Genel Müdür V.

Ek: CD(l Adet)

DAĞITIM: 81 İl Valiliğine (İl Sağlık Müdürlüğü)